Klachtenregeling humanistisch geestelijke verzorging
Informatie voor klager en de aangeklaagde humanistisch geestelijk verzorger over de werkwijze van de klachtencommissie.
Schematische samenvatting van de klachtprocedure
- Ingediende klacht (via website) bij het Humanistisch Verbond
- De klacht wordt doorgestuurd naar de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie
- De ambtelijk secretaris neemt telefonisch contact op met de klager
- Klager ontvangt een ontvangstbevestiging en, ter retournering, een machtigingsformulier
- De ambtelijk secretaris neemt telefonisch contact op met de aangeklaagde humanistisch geestelijk verzorger
- De humanistisch geestelijk verzorger ontvangt de klacht en de door klager ondertekende machtiging
- De humanistisch geestelijk verzorger wordt verzocht om een schriftelijk reactie op de klacht in te dienen
- In de regel komt er een hoorzitting
- Na de hoorzitting volgt een schriftelijke uitspraak
- De uitspraak met het advies wordt gestuurd naar klager, de aangeklaagde humanistisch geestelijk verzorger en het hoofdbestuur
- Met de beslissing van het hoofdbestuur op de uitspraak en het advies van de klachtencommissie is de klachtprocedure beëindigd
De klachtencommissie
De klachtencommissie van het humanistisch Verbond (HV) behandelt klachten over een gedraging van een humanistisch geestelijk verzorger (HGV-er). De klachtencommissie werkt volgens een klachtenreglement en een interne handleiding. Het klachtenreglement regelt de wijze van behandeling van een klacht. De klachtencommissie bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter. De commissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. Geen van de drie leden is werkzaam voor het HV. De commissie is onafhankelijk en onpartijdig.
Beroepstandaard Humanistisch Geestelijke verzorging
De beroepsstandaard humanistisch geestelijke verzorging (Beroepsstandaard) bevat een Grondslagendocument en een Beroepsprofiel, aangevuld met een klachtenreglement.
Bij de beoordeling van een klacht is de Beroepsstandaard bepalend voor de klachtencommissie. Hier vind je het Klachtenreglement zoals het in de Beroepsstandaard staat.
Vertrouwelijkheid
Het waarborgen van de privacy en de vertrouwelijkheid zijn uitgangspunten. Dit betekent dat de leden en de ambtelijk secretaris zijn gehouden tot geheimhouding ten opzichte van al datgeen wat hen bij de behandeling van de klacht ter kennis is gekomen en van al datgeen waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.
Indienen van een klacht
De klager wendt zich bij onvrede bij voorkeur eerst tot de HGV-er.
Klager en HGV-er proberen dan samen om tot een oplossing van de klacht te komen.
Een klacht bij de klachtencommissie dient schriftelijk te worden ingediend; dit kan via de website, per post of per e-mail: https://www.humanistischverbond.nl/thema/klachtenprocedure/
De klacht dient betrekking te hebben op een handelen en-of een nalaten te handelen van de HGV-er. De klacht wordt vervolgens doorgestuurd naar de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie. De voorzitter en de ambtelijk secretaris bepalen samen of de klacht in behandeling wordt genomen (voorlopige ontvankelijkheid). Eventueel wordt aanvullende informatie bij klager opgevraagd (zie Artikel 5.1 klachtenreglement).
De ambtelijk secretaris neemt telefonisch contact op met de klager. Klager ontvangt een ontvangstbevestiging van de klacht en, ter ondertekening en retournering, een machtigingsformulier.
Als de klacht in behandeling wordt genomen neemt de ambtelijk secretaris contact op met de betreffende HGV-er. De HGV-er ontvangt vervolgens de klacht en het door klager ondertekende machtigingsformulier. De HGV-er wordt daarbij verzocht om binnen vier weken een schriftelijke reactie (= verweerschrift) op de klacht in te dienen. De hiërarchisch leidinggevende van de HGV-er ontvangt de klacht eveneens.
Over en weer worden klager en HGV-er geïnformeerd over de procedure en ontvangen beiden het klachtenreglement. Alle correspondentie met betrekking tot de klachtencommissie loopt via de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie. Alle correspondentie met partijen is persoonlijk en vertrouwelijk.
Voorafgaand aan het opvragen van een schriftelijke reactie (verweerschrift) bij de HGV-er kan de ambtelijk secretaris bij partijen nog onderzoeken of (een vorm van) bemiddeling mogelijk is. Hierbij kan, op kosten van het HV, gebruik worden gemaakt van een onafhankelijk bemiddelaar. Het onderzoek naar de mogelijkheid van een mogelijke oplossing, al of niet door middel van een bemiddelingsgesprek, schort de termijn van afhandeling van de klacht op.
Het onderzoek naar de klacht
De klachtencommissie verrichtonafhankelijk enonpartijdig onderzoek naar de ingediende klacht. Doel van dit onderzoek is het vaststellen van de feiten en het geven van een oordeel over de klacht(en). Het vaststellen van de feiten is van belang om een goed oordeel te kunnen vellen.
Het onderzoek naar de klacht gebeurt volgens een zorgvuldige procedure, gebaseerd op hoor en wederhoor.
Na ontvangst van het verweerschrift van de HGV-er wordt beoordeeld of er nog een schriftelijke ronde volgt. De reactie van klager op het verweerschrift van de HGV-er wordt repliek genoemd, de reactie van de HGV-er op de repliek van klager wordt dupliek genoemd. De commissieleden ontvangen alle stukken.
Ook tijdens de schriftelijke procedure kan door de secretaris, in samenspraak met de voorzitter, een voorstel voor (enige vorm van) bemiddeling worden gedaan.
De hoorzitting
Wanneer door de commissie wordt overgegaan tot een hoorzitting wordt er een datum bepaald en voorgelegd aan partijen. Een hoorzitting duurt ongeveer een à anderhalf uur en is niet openbaar. Als de klager of de HGV-er afziet van de mogelijkheid om mondeling te worden gehoord, zal de commissie haar oordeel baseren op de informatie die op dat moment tot haar beschikking staat. Het is zowel voor klager als voor de HGV-er van belang om de klachtencommissie goed en volledig te informeren.
Hoorzittingen vinden plaats op een nader te bepalen locatie. Dit kan bijvoorbeeld een externe vergaderlocatie (zoals het Coachhuis) zijn. Klager en de HGV-er hebben uiteraard de gelegenheid om iemand ter ondersteuning mee te nemen naar de zitting. De klachtencommissie stelt alle betrokkenen op de hoogte van de aanwezigen. Als de klager of de HGV-er bij de behandeling van de klacht (rechts)bijstand inschakelt, zijn de kosten daarvan voor eigen rekening.
De hoorzitting biedt de klager en de HGV-er de gelegenheid om hun kant van de kwestie toe te lichten. De hoorzitting is eveneens bedoeld om de klachtencommissie een goed beeld te geven van wat zich heeft afgespeeld en wat de betekenis en de gevolgen daarvan zijn. De klachtencommissie stelt vragen om uiteindelijk tot een zorgvuldig oordeel over de klacht(en) te komen. Het kan voorkomen dat de voorzitter van de klachtencommissie mogelijkheden ziet tot herstel van de relatie. In dat geval zal de voorzitter proberen tot een schikking tussen de klager en de HGV-er te komen. In geval van een schikking komt er geen uitspraak. Aan partijen zal uitdrukkelijk worden gevraagd of zij een schikking wensen.
Uitspraak en advies aan het hoofdbestuur
De uitspraak en het advies van de klachtencommissie wordt aan de betrokkenen (klager, HGV-er en eventueel de (rechts)bijstandsverlener) toegezonden. De uitspraak wordt eveneens aan het hoofdbestuur van het HV gezonden. Het hoofdbestuur wordt verzocht om binnen vier weken haar besluit op de uitspraak mee te delen aan de klager en aan de HGV-er. De klachtencommissie ontvangt een afschrift van het besluit.
Het klachtenreglement voorziet niet in een beroepsprocedure voor klager en de HGV-er tegen de uitspraak van de klachtencommissie.
Archivering
Het volledige (digitale) klachtdossier wordt in het archief van het HV voor een periode van maximaal tien jaar bewaard. De bepalingen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn van toepassing.
Na afloop van deze termijn worden de stukken vernietigd.
Oktober 2025
Klachtencommissie Humanistisch Verbond